Departamentul Afaceri Consulare

Legalizarea documentelor

Legalizarea documentelor

Capitolul I

Dispoziţii generale

1. Prin legalizarea consulară se subînţelege verificarea corespunderii documentelor cu cerinţele legislaţiei în vigoare a unui stat şi prezintă, ca regulă, stabilirea şi certificarea veridicităţii semnăturii unei persoane oficiale şi a ştampilei pe astfel de document, cu scopul de a se folosi pe teritoriul altui stat.
2. Necesitatea legalizării este determinată de faptul că documentele alcătuite şi eliberate de autorităţile unui stat se primesc spre examinare de către autorităţile altui stat numai cu condiţia legalizării lor în ordinea stabilită, dacă altceva nu-i prevăzut de legislaţia internă a statului corespunzător sau de prevederile acordurilor internaţionale bilaterale sau multilaterale, care ar anula sau simplifica procedura legalizării, părţi ale căror sînt statele.
3. Funcţiile de legalizare consulară a documentelor oficiale îndeplinesc:
   
   
   1. în Republica Moldova - Departamentul Afaceri Consulare al Ministerului Afacerilor Externe şi Integrării Europene;
   2. peste hotare - misiunile diplomatice şi consulare ale Republicii Moldova.
4. Pentru îndeplinirea funcţiilor ce ţin de legalizarea consulară, oficiile consulare în Republica Moldova şi peste hotare, se conduc de legislaţia Republicii Moldova, de acordurile internaţionale, parte a căror este Republica Moldova şi de prezentul Regulament.
5. Plîngerile privind refuzul persoanelor oficiale consulare de a legaliza documentele se examinează de către persoana oficială ierarhic superioară în ordinea stabilită de lege, iar în cazul ne satisfacerii acestor plângeri – de către instanţa judiciară.

Capitolul II

Legalizarea documentelor în Republica Moldova

6. Departamentul Afaceri Consulare al Ministerului Afacerilor Externe şi Integrării Europene al Republicii Moldova legalizează documentele întocmite pe teritoriul Republicii Moldova de către organele oficiale sau cu participarea lor şi destinate pentru utilizarea lor peste hotarele ţării, precum şi documentele întocmite de autorităţile sau cu participarea autorităţilor statului străin legalizate în prealabil de către oficiile consulare ale acestor state şi destinate pentru utilizare pe teritoriul Republicii Moldova.
7. În ambele cazuri pe document se aplică inscripţia de legalizare conform modelului stabilit pentru tipul de legalizare concret. În primul caz se certifică autenticitatea semnăturii persoanei oficiale a Ministerului Justiţiei al Republicii Moldova, în al doilea – a persoanei oficiale a reprezentanţei diplomatice străine sau a oficiului care se află pe teritoriul Republicii Moldova.
8. Documentele provenite de la organizaţii, instituţii, ca regulă, se legalizează în copii, certificate de către notarul de stat şi atestate de Ministerul Justiţiei al Republicii Moldova. După legalizarea în Departamentul Afaceri Consulare al Ministerului Afacerilor Externe şi Integrării Europene al Republicii Moldova, documentele se legalizează în oficiul consular al statului pe teritoriul căruia ele vor fi utilizate.
9. Documentele despre studii, destinate utilizării peste hotarele ţării, se legalizează în original. Inscripţia de legalizare va fi efectuată după modelul stabilit numai pentru tipul dat de legalizare.
10. Documentele străine, aduse în Republica Moldova fără a fi legalizate de către oficiile consulare ale Republicii Moldova peste hotarele ei, se legalizează în prealabil de către oficiul consular, care se află pe teritoriul Republicii Moldova al acestui stat, unde ele au fost întocmite, apoi de MAE al Republicii Moldova.
11. Departamentul Afaceri Consulare al Ministerului Afacerilor Externe şi Integrării Europene al Republicii Moldova dispune de specimenele de semnătură ale persoanelor oficiale ale Ministerului Justiţiei al Republicii Moldova, împuternicite de a certifica documentele prezentate spre legalizare, precum şi specimenele sigiliilor ministerului dat.
12. Departamentul Afaceri Consulare al Ministerului Afacerilor Externe şi Integrării Europene al Republicii Moldova prezintă reprezentanţelor diplomatice corespunzătoare şi oficiilor consulare străine acreditate în Republica Moldova specimenele de semnătură ale persoanelor sale oficiale, împuternicite de a efectua legalizarea, precum şi specimenele sigiliilor. Ea dispune de asemenea de specimenele de semnătură ale persoanelor oficiale ale oficiilor consulare străine şi a sigiliilor lor care îndeplinesc funcţiile de legalizare a documentelor.

Capitolul III

Legalizarea documentelor de către oficiile consulare ale Republicii Moldova în afara hotarelor ţării

12. Funcţiile de legalizare consulară în afara hotarelor ţării se îndeplinesc de către consulatele generale, de consulatele Republicii Moldova, de secţiile consulare ale ambasadelor Republicii Moldova şi se pun în sarcina şefului oficiului consular, respectiv – în sarcina consulilor generali, consulilor, şefilor secţiilor consulare ale ambasadelor (în continuare – consuli). Din însărcinarea consulului legalizarea poate fi efectuată de alte persoane oficiale consulare.
13. Documentele prezentate spre legalizare, întocmite de către autorităţile statului de reşedinţă sau cu participarea lor şi destinate pentru utilizare în Republica Moldova, se legalizează de către consul după ce ele au fost anterior legalizate de către Ministerul Afacerilor Externe sau de alt organ oficial al statului de reşedinţă împuternicit pentru acestea. În acest caz el certifică autenticitatea semnăturii persoanei oficiale şi a ştampilei instituţiei oficiale de pe document prin aplicarea inscripţiei de legalizare după modelul stabilit pentru acest tip de legalizare. În acest mod se legalizează documentele străine, solicitate de către consul în statul de reşedinţă la cererea cetăţenilor Republicii Moldova.
14. Dacă consulul are îndoieli privind corespunderea documentelor ce urmează a fi legalizate în conformitate cu legislaţia statului de reşedinţă el se adresează autorităţilor circumscripţiei consulare după explicaţii oficiale.
15. Documentele întocmite de către consul sau cu participarea lui şi destinate pentru utilizare în statul de reşedinţă se semnează de el şi se confirmă cu ştampila oficiului consular, iar apoi se legalizează la Ministerul Afacerilor Externe sau în altă instituţie oficială împuternicită pentru aceasta în statul de reşedinţă.
16. Documentele primite de către consul din Republica Moldova în ordine de solicitare se legalizează de către el prin aplicarea inscripţiei de legalizare în modul stabilit pentru acest tip de legalizare, apoi fiind legalizate la Ministerul Afacerilor Externe al statului de reşedinţă.
    
    În cazurile în care, însă, legislaţia unui stat recunoaşte legalizarea documentelor străine numai de către consulii acestui stat, documentele întocmite de către autorităţile Republicii Moldova şi destinate pentru folosire în acest stat, urmează să fie legalizate de către reprezentanţele diplomatice sau oficiile consulare ale acestui stat pe teritoriul Republicii Moldova.
17. În cazuri de necesitate consulul legalizează documente destinate spre utilizare pe teritoriul unui stat terţ, dacă legislaţia acestui stat admite o astfel de practică. Pentru ca acest document să fie valabil pe teritoriul statului terţ, el trebuie să fie legalizat de asemenea de către Ministerul Afacerilor Externe al statului de reşedinţă şi de oficiul consular al statului terţ, care se află în statul de reşedinţă al consulului Republicii Moldova.
18. Pentru înfăptuirea legalizării, consulul dispune de specimenele semnăturilor persoanelor oficiale ale autorităţilor competente din circumscripţia consulară împuternicite de a certifica documente, precum şi de specimenele ştampilelor acestor autorităţi, de asemenea consulul expediază autorităţilor sus-numite specimenele semnăturilor persoanelor oficiale ale propriului oficiu consular, împuternicit de a înfăptui legalizarea, precum şi specimenele ştampilelor acestui oficiu consular.

Capitolul IV

Documente ce nu pot fi legalizate

19. Nu pot fi legalizate documentele care contravin legislaţiei Republicii Moldova sau care sînt întocmite în contradicţie cu instrucţiunile ce reglementează perfectarea documentelor precum şi documentele ce nu pot fi supuse scoaterii şi expedierii peste hotare (certificatele de muncă, livretele militare şi legitimaţiile).
20. Nu pot fi legalizate în oficiile consulare ale Republicii Moldova peste hotare documentele întocmite pe teritoriul Republicii Moldova şi scoase sau expediate prin poşta internaţională peste hotare fără a fi legalizate în modul stabilit, prevăzut de articolele 7 şi 8 ale prezentului Regulament.

Capitolul V

Cerinţele cu privire la legalizarea documentelor
Ordinea de înfăptuire a inscripţiei de legalizare

21. Documentele prezentate spre legalizare trebuie să fie scrise clar şi citeţ. Sumele şi datele, numerele şi termenii, însemnate în document, se indică în scris. Semnăturile persoanelor oficiale şi amprentele ştampilelor trebuie să fie desluşite.
22. Corectările şi adaosurile se menţionează înaintea semnăturii persoanelor care au semnat acest document. Aceste corectări şi adaosuri se fac astfel ca toate cele scrise greşit şi apoi corectate ori şterse să se poată citi în varianta iniţială.
23. Numai avînd certitudinea că documentul prezentat spre legalizare este perfectat în conformitate cu prevederile prezentelor reguli, persoana oficială împuternicită cu înfăptuirea legalizării consulare, aplică pe document inscripţia de legalizare conform modelului stabilit cu respectarea acelor cerinţe care-s înaintate faţă de documentele legalizate în conformitate cu art. 21 şi 22. Dacă inscripţia de legalizare conţine corectări sau adausuri, ele se menţionează şi se semnează numai de persoana oficială care efectuează legalizarea.
24. Inscripţia de legalizare poate fi înfăptuită cu cerneală şi manual, dactilografiată sau pusă prin intermediul ştampilei cu completarea ulterioară a rubricilor corespunzătoare. Ea mai poate fi aplicată pe o foaie aparte prin tipar după modelul similar cu cel al ştampilei. În acest caz foaia se coase la document şi se întăreşte cu ultimul cu ştampila şi semnătura persoanei care înfăptuieşte legalizarea. Pe o foaie aparte se face inscripţia de legalizare şi în acele cazuri cînd pentru ea nu este loc pe document.
25. Numele şi prenumele persoanei oficiale care înfăptuieşte legalizarea se aplică suplimentar prin intermediul ştampilei, se dactilografiază sau se aplică cu cerneală manual mai jos sau în partea dreaptă a semnăturii.
26. În caz de necesitate documentul poate fi tradus dintr-o limbă în alta. Traducerea se face după legalizarea documentului. Veridicitatea traducerii se certifică de către notarul de stat (în Republica Moldova) sau de consul (peste hotare). Documentul tradus, dar nelegalizat, este ne valabil, chiar dacă autenticitatea traducerii este certificată.
27. Traducerea înfăptuită pe o foaie aparte (pe foi) de la original, se alătură la documentul original, se coase şi se autentifică prin semnătura şi ştampila de stat sau a consulului.
28. Oficiile consulare îndeplinesc registre pentru înregistrarea actelor de legalizare a documentelor în conformitate cu forma aprobată.
29. Pentru realizarea acţiunilor consulare de legalizare a documentelor în conformitate cu prezentul Regulament de la persoanele fizice sau juridice cointeresate se percep taxe consulare, stabilite de tarifele taxelor consulare ale Republicii Moldova, precum şi sumele cheltuielilor legate de înfăptuirea acestor acţiuni.